Per un imprenditore o un responsabile HR avere un piano formativo strutturato è l’unico modo per non farsi travolgere dal cambiamento. Non basta infatti rispondere alle urgenze tecnologiche: è necessario ascoltare i desiderata dei collaboratori e investire nelle loro competenze relazionali.
Un team tecnicamente preparato ma incapace di comunicare o gestire un conflitto, non potrà mai raggiungere la piena efficienza. Il piano formativo diventa quindi il ponte tra gli obiettivi di business e la realizzazione professionale dei collaboratori.
Ma come costruirlo e cosa tenere in considerazione?
In questo articolo i vantaggi del piano, cosa deve tenere in considerazione per essere efficace, da dove partire e alcuni esempi pratici di corsi formativi.
Vantaggi della formazione e del piano formativo
Un piano formativo agisce direttamente sul clima aziendale: quando un dipendente percepisce che l’azienda investe sulla sua professionalità, il senso di appartenenza aumenta.
Questo riduce drasticamente il turnover e migliora l’engagement dei collaboratori, poiché la formazione risponde al bisogno umano di autorealizzazione e competenza.
Avere quindi un piano formativo aiuta a evitare di perdersi nella quotidianità, e a tenere bene a mente gli obiettivi aziendali e dove far crescere i collaboratori.
Autoefficacia ed engagement dei collaboratori
I principali vantaggi di avere e attuare un piano di formazione aziendale quindi sono:
- aumento del senso di autoefficacia del collaboratore nel suo lavoro (capacità di fronteggiare le richieste e senso di padronanza delle situazioni da affrontare)
- sensazione di ascolto da parte della azienda
- riduzione del turnover e aumento della retention dei talenti
- miglioramento dell’efficacia nei processi: meno errori, ripetizioni e interruzioni perché i collaboratori sanno come fare ciò che devono fare
Come implementare un piano di formazione aziendale
Perché la formazione sia efficace e non si disperda in interventi frammentari, è necessario seguire alcuni passaggi della creazione e individuazione del percorso migliore, utile per i professionisti HR e gli imprenditori che vogliono capire meglio cosa c’è dietro un corso di formazione efficace.
Fasi della formazione aziendale
Analisi dei bisogni formativi
La prima fase della formazione è l’analisi del fabbisogno formativo, fase cruciale ma spesso sottovalutata.
Prima di partire nella creazione di un piano formativo o nell’individuazione dell’ente o del formatore idoneo serve mappare dettagliatamente il gap tra le competenze attuali del team e quelle necessarie per raggiungere gli obiettivi di business a medio termine.
In pratica: cosa sa fare oggi il collaboratore e cosa vorrei che sapesse fare al termine del corso/percorso formativo?
L’analisi dei fabbisogni può essere elaborata su individui specifici in base alla loro mansione, o su gruppo di lavoro e aree aziendali.
L’importante è quindi decidere:
- cosa serve acquisire (hard e soft skill)
- se devono essere migliorate conoscenze, competenze o comportamenti
- chi parteciperà al corso
Progettazione del percorso
Questa fase, di solito affidata a un progettista della formazione, definisce obiettivi didattici chiari e misurabili e individua le modalità e le tempistiche più idonee per ciascuna parte del percorso formativo.
La progettazione si distingue tra:
- macro-progettazione
- micro-progettazione
Queste due parti coinvolgono il progettista nel dettaglio di tutte le componenti del corso:
- scelta del/dei docente/docenti
- individuazione della sede
- scelta degli orari
- modalità formative (online, in presenza, frammentata o concentrata in poco tempo)
Spesso la micro-progettazione dell’intervento formativo viene sviscerata insieme al docente del corso, esperto di contenuti che dovrà poi effettivamente erogare la formazione in base alle esigenze dell’azienda e degli effettivi partecipanti.
Erogazione del percorso formativo
Questa fase corrisponde al corso di formazione vero e proprio: secondo il budget e tempi, si può optare per la formazione frontale, il digital learning o percorsi di coaching e mentoring personalizzati.
La formazione può essere erogata in giornate uniche di formazione o distribuita nel tempo per monitorare i progressi tra un incontro e l’altro.
Il docente a sua volta può essere un esperto interno all’organizzazione con una seniority maggiore dei partecipanti al corso, oppure un esterno competente nelle aree del corso.
Valutazione e monitoraggio
L’ultima fase del processo formativo è la valutazione del percorso stesso, degli apprendimenti e dell’efficacia.
Per essere efficace la formazione deve prevedere due caratteristiche importanti.
- Non essere calata dall’alto: è fondamentale comunicare il valore del progetto ai collaboratori per garantirne la partecipazione attiva e la responsabilizzazione
- Valutata: termine del percorso occorre analizzare se l’apprendimento è stato trasferito sul lavoro quotidiano e quale impatto ha avuto sui processi aziendali
La valutazione non è di facile svolgimento.
Spesso è utile concordare col progettista e/o docente come vogliamo valutare l’attività, in modo che possa parametrare gli obiettivi didattici e le attività anche in base alla valutazione successiva.
Come creare un piano formativo
Una volta capito come funziona la formazione e le sue fasi, siamo pronti per scrivere il piano formativo vero e proprio.
Costruzione del file con le esigenze e ipotesi formative
Ad esempio, dopo aver raccolto i bisogni formativi e aver individuato le aree di sviluppo delle varie aree aziendali, potremmo riportare le ipotesi in un file Excel, che contenga:
- aree di interesse del corso
- risultati attesi auspicabili da misurare
- a chi è rivolto
- periodo ipotetico di svolgimento
Il piano potrebbe essere poi condiviso con i collaboratori o con i responsabili di area, per creare match tra le aspettative della direzione e quelle dei singoli: facciamo in modo ciò che abbiamo ipotizzato sia davvero utile e pratico per chi dovrà poi mettere in pratica le competenze apprese.
Progettazione e calendarizzazione della formazione
Solo a questo punto siamo pronti per individuare il consulente della formazione aziendale più adatto alle esigenze, e coinvolgerlo:
- nella progettazione delle attività, nelle sue parti macro e micro
- nella calendarizzazione degli eventi in base alle disponibilità del docente e delle necessità aziendali
Come fare in modo che il piano sia efficace
Alcune accortezze possono aiutare a fare in modo che il piano formativo sia ben accolto e partecipato da parte dei collaboratori.
Importanza di ascolto e comunicazione
La formazione non funziona se viene calata dall’alto, ma è fondamentale coinvolgere i collaboratori nell’individuazione o progettazione dei corsi da inserire nel piano formativo.
Inoltre comunicare il valore del progetto ai collaboratori, cosa ci si aspetta da loro, la fiducia nel docente e nel progetto formativo sono basilari per garantire la partecipazione attiva.
Se i lavoratori percepiscono che il corso è “obbligato” (anche qualora si tratti di formazione normativa o finanziata) si istaura in aula un clima di stanchezza e poca motivazione, che non favorisce l’apprendimento e il corretto svolgimento delle attività progettate, col rischio di vanificare l’intervento e la sua efficacia.
Training on the job
La formazione non si esaurisce con un corso in aula ma prosegue nell’applicazione quotidiana di quanto appreso, con applicazioni e monitoraggio on the job. Fondamentale è dare coerenza e possibilità di applicazione pratica tra ciò che è stato acquisito in aula formativa e ciò che succede in azienda.
Alcuni richiami o follow-up a distanza di tempo possono aiutare questo mantenimento degli apprendimenti e la risoluzione di problematiche pratiche che possono affiorare dopo il termine del corso.
Un piano formativo che attiri i talenti
Le persone di valore oggi cercano aziende che offrano percorsi di apprendimento continuo basati non solo sulle esigenze “produttive” aziendali, ma anche sui propri interessi personali, che li aiutino a rimanere aggiornati sulle ultime tendenze di mercato.
Oggi i talenti vogliono sentirsi valorizzati come individui e non solo come risorse produttive.
Può aiutare la creazione di un catalogo formativo dove, oltre ai corsi necessari all’azienda, il collaboratore può scegliere moduli su temi trasversali come il personal branding, la gestione del tempo o il benessere organizzativo.
Questo catalogo formativo inoltre deve prevedere l’analisi dei fabbisogni di ogni collaboratore, con la co-costruzione del piano formativo stesso.
Formazione aziendale: esempi pratici e scenari applicativi
Per comprendere come un piano formativo possa trasformare la quotidianità operativa è utile analizzare alcuni scenari tipici delle piccole e medie imprese.
Questi esempi mostrano scenari in cui è possibile integrare le necessità dell’azienda con i desiderata dei singoli collaboratori.
Transizione digitale e la gestione dell’incertezza
Molte PMI affrontano l’introduzione di nuovi sistemi gestionali o tecnologie di automazione.
- L’esigenza tecnica: imparare a utilizzare il nuovo software per ottimizzare i flussi di lavoro
- L’esigenza relazionale: gestire la resistenza al cambiamento e lo stress che deriva dall’abbandono di vecchie abitudini
- L’intervento: un percorso misto che affianca ai tutorial tecnici momenti di facilitazione di gruppo. In questo modo, i collaboratori non apprendono solo uno strumento, ma sviluppano la capacità di adattarsi rapidamente alle innovazioni future.
- Sviluppi: follow-up dopo un mese per rispondere alle domande sull’utilizzo quotidiano
Evoluzione dei ruoli e valorizzazione dei talenti
Capita spesso che un collaboratore tecnico senior manifesti il desiderio di crescere in un ruolo di coordinamento, o che un junior esprima interesse per un’area diversa da quella di ingresso. Vediamo un esempio pratico partendo dall’esigenza del senior, con una fase di affiancamento individuale alla risorsa oltre alla formazione d’aula.
- L’esigenza tecnica: acquisire competenze di project management o di analisi dati
- L’esigenza relazionale: sviluppare la leadership, la delega e la capacità di fornire feedback costruttivi al team
- L’intervento: un piano di mentoring dove il senior viene affiancato da un coach per il passaggio da “tecnico” a “gestore di persone”, rispettando il suo desiderio di carriera e garantendo all’azienda una leadership interna solida
- Sviluppi: follow-up mensili di monitoraggio delle dinamiche emerse
Miglioramento del clima e della comunicazione interna
Nelle aziende la mancanza di comunicazione genera errori e ritardi produttivi ed è quindi importante prevedere interventi formativi di supporto alla comunicazione.
L’obiettivo è duplice: migliorare l’efficienza dei flussi di lavoro e soddisfare il bisogno dei collaboratori di sentirsi parte di un progetto comune e meno isolati nelle proprie mansioni.
- L’intervento: workshop esperienziali di comunicazione associati a sessioni di osservazione sul campo
- L’esigenza tecnica: conoscere meglio i processi dei reparti limitrofi per ridurre gli sprechi
- L’esigenza relazionale: migliorare la comunicazione interpersonale e l’ascolto attivo
- Sviluppi: follow-up a distanza di tre mesi con attività di team working
Costruire il futuro dei processi e delle persone
La formazione aziendale è un processo complesso, che ha fasi e caratteristiche ben precise per essere efficace e lavorare sugli obiettivi sperati.
Per una PMI dotarsi di un piano strutturato significa smettere di rincorrere le emergenze e iniziare a costruire il futuro dei propri processi e delle proprie persone, oltre che trattenere e attirare i talenti migliori nella propria struttura.
Oggi i giovani non cercano solo un buon posto in cui lavorare, ma anche un buon luogo in cui crescere e migliorarsi, sentendosi valorizzati e apprezzati.
Supporto nella formazione aziendale
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