Delegare è una delle competenze più importanti per chiunque voglia aumentare la propria produttività e liberare tempo per concentrarsi su attività a maggiore valore. Delegare diventa fondamentale quando l'attività cresce, perchè i compiti che riversano sullo stesso professionsita aumentano a dismisura. Tuttavia, sapere come delegare e quando farlo può fare la differenza tra un team efficiente e uno che fatica a raggiungere gli obiettivi.

In questo post esploreremo i passi chiave per delegare in modo efficace e capiremo quali attività possono essere trasferite ad altri per migliorare la produttività complessiva.

Perché è importante sapere come delegare

Delegare non significa semplicemente affidare compiti ad altre persone.

Si tratta di gestire in modo strategico le risorse a disposizione, garantendo che ciascun membro del team possa contribuire al massimo delle sue capacità. Questo non solo libera tempo per i leader e i manager, ma consente anche di migliorare la produttività complessiva dell'intera organizzazione.

I benefici della delega efficace

1. Miglior utilizzo del tempo: Delegare ti permette di concentrarti sulle attività che solo tu puoi svolgere, lasciando il resto in mano a chi ha le competenze specifiche per farlo.
2. Motivazione e crescita del team: Assegnando responsabilità, offri ai membri del team l'opportunità di crescere professionalmente.
3. Aumento della produttività: Più attività vengono completate in modo efficiente, migliorando il flusso di lavoro e riducendo i colli di bottiglia.

Delega per freelance, imprenditori o manager

Ogni tipologia di organizzazione necessità di processi di delega differenti. E di professionisti a cui delegare, con competenze specifiche e molto differenti tra loro.

Cosa delegare per freelance e imprenditori

Il professionista che lavora come autonomo, quando cresce, ha due strade per affrontare la delega:

• Trovare attività poco importanti e ripetitive da delegare (ad esempio di solito amministrazione, creazione dei contenuti e gestione dei social network)
• Individuare una persona strategica che faccia le funzioni di backup, e quindi si occupi di attività strategiche e complesse

Se nel primo caso posso inserire persone in prova, e ruotare con discreta facilità i professionisti coinvolti, nel secondo diventa molto cruciale individuare il professionista idoneo. Se ne ne va, o sfrutta le competenze acquisite in affiancamento per obiettivi personali, diventa un costo economico e psicologico importante per il professionista.

Non dimentichiamo che in questo caso ci può aiutare ad individuare la persona giusta un buon processo di selezione del personale.

Cosa delegare per manager

Lavorando all'interno di una organizzazione, spesso cosa delegare è scelto dalla direzione o dall'ufficio risorse umane. Il manager ha la possibilità di segnalare le attività complesse che necessitano supporto, o individuare con una valutazione della performance e del potenziale, cosa si può affidare ad altri.

Al manager "resta" da gestire la delega in modo efficace, occupando di passaggio di consegne, inserimento, affiancamento e formazione feedback, valutazione della performance del collaboratore e del team di lavoro.

Quando delegare: i momenti giusti

Non tutte le attività devono essere delegate. Una delle chiavi per delegare con successo è sapere quando è il momento giusto. Ecco alcuni segnali che indicano che potrebbe essere il momento di affidare alcune responsabilità ad altri:

1. Quando sei sopraffatto dalle attività

Se ti trovi costantemente a gestire troppe attività allo stesso tempo, è il momento di fermarti e valutare quali possono essere affidate ad altri. Una sovraccarico di lavoro prolungato non solo compromette la tua efficienza, ma può anche portare a errori. Valuta i tuoi bisogni e, secondo quanto riportato nel capitolo precedente, individua che tipo di risorsa vorresti ti affiancasse.

2. Quando l'attività non richiede la tua competenza esclusiva

Chiediti: questa attività richiede necessariamente le mie competenze o potrebbe essere svolta da qualcun altro con lo stesso livello di efficienza? Questa attività potrebbe essere svolta da qualcuno con meno competenze delle mie, oppure con capacità più specifiche solo in quel campo?

Se la risposta è che qualcun altro può farlo, è il momento di delegare.

3. Quando il team può crescere

Se un'attività rappresenta un'opportunità di apprendimento o di crescita per i membri del tuo team, delegarla può portare benefici a lungo termine.

Affidando responsabilità a persone che stanno crescendo professionalmente, aiuti a sviluppare competenze e a creare un team più preparato e autonomo.

Le persone che collaborano con te hanno bisogno di apprezzare a pieno il lavoro insieme. Delegare di più potrebbe essere la chiave per responsabilizzare e valorizzare.

Come delegare efficacemente: 5 passi chiave

Ora che sai quando delegare, è importante capire come farlo nel modo corretto. Seguire questi passi ti aiuterà a delegare in maniera efficace e a garantire che l'attività venga completata con successo.

1. Identifica le attività delegabili

Non tutto può essere delegato. Identifica le attività ripetitive, operative o di supporto che possono essere gestite da altri membri del team. Mantieni per te quelle che richiedono una supervisione diretta o competenze uniche.

2. Identifica la persona giusta

Ogni compito richiede specifiche competenze. Quando decidi di delegare, assicurati di scegliere la persona giusta per il lavoro, qualcuno che abbia le competenze, il tempo e l'interesse per svolgerlo al meglio.

Non è facile scegliere, ma un professionista come uno psicologo del lavoro potrebbe aiutarti a farlo.

3. Fornisci istruzioni chiare

La delega efficace richiede una comunicazione chiara. Fornisci tutte le informazioni necessarie, dalle aspettative ai tempi di consegna, e sii disponibile per rispondere a eventuali dubbi.

Valuta se istitutire momenti periodici di confronto, per rispondere alle domande, ridefinire gli obiettivi e capire cosa migliorare nella tua comunicazione.

4. Stabilisci obiettivi e scadenze

Per garantire che l'attività delegata sia completata nel modo giusto, definisci obiettivi chiari e tempi di consegna specifici. Stabilisci scadenze realistiche che diano al tuo collaboratore il tempo di svolgere il compito senza fretta.

5. Controlla e dai feedback

Dopo che l'attività è stata completata, dedica del tempo a revisionare il lavoro e a fornire un feedback costruttivo. Questo aiuterà la persona a migliorare per il futuro e garantirà che eventuali errori non si ripetano.

Gli errori da evitare quando delegare

Delegare non è privo di rischi, è un'attività che richiede impegno da entrambe le parti in causa (tu e il collaboratore). Evita questi errori tipici per garantire che il processo sia efficace:

1. Microgestione

Uno degli errori più comuni è continuare a monitorare ogni minimo dettaglio del compito delegato. Se hai scelto la persona giusta, fidati di lei. La microgestione non solo demotiva il tuo team, ma rende anche la delega inefficace.

L'eccessivo controllo da parte di un superiore è la prima causa di affaticamento sul lavoro, che crea un clima di tensione e affaticamento.

2. Non fornire supporto

Delegare non significa abbandonare. È importante offrire supporto e risorse per garantire che il compito possa essere portato a termine con successo.

Mostrati disponibile per incontri di follow-up, in cui andrete a controllare insieme tempi e modalità. Sii presente e non lesinare la tua presenza: stai affidando un pezzo del tuo lavoro, è importante ingranare bene!

3. Delegare solo compiti minori

Alcuni manager commettono l'errore di delegare solo le attività meno importanti. Tuttavia, delegare compiti strategici ai membri del team li aiuta a crescere e ti consente di concentrarti su decisioni di più alto livello.

Le persone hanno bisogno di sentirsi importanti, e la valorizzazione e sviluppo delle risorse umane che ti circondano sono la base per ridurre il turnover e la scarsa produttività dei collaboratori.

Conclusione: liberare tempo e aumentare la produttività delegando in modo strategico

Imparare come delegare è essenziale per qualsiasi professionista o imprenditore che voglia ottimizzare il proprio tempo e migliorare la produttività. Quando fatto correttamente, il processo di delega permette di focalizzarsi sulle attività strategiche e offre al team opportunità di crescita e responsabilità.

Ricorda: delegare non significa abbandonare compiti e collaboratori, ma lavorare insieme per raggiungere obiettivi comuni. Seguendo queste strategie, potrai liberare tempo per te. E allo stesso tempo potenziare le tue capacità e quelle del tuo team.