Ecco la domanda che tutti i freelance e piccole attività si fanno: come organizzarsi nel lavoro?

Ci sono molte strategie e possibilità, ma il punto più importante è trovare il proprio modo, ciò che funziona per sé. E prima di pensare a organizzarsi, lavorare su come si vuole sviluppare il proprio business e come lo si vuol far diventare.

Spesso infatti il cruccio non è come partire da zero ad organizzarsi, ma una a scelta tra queste tematiche:

• come ottimizzare il proprio modo di gestire il lavoro
• come recuperare tempo
• come riuscire a fare tutto

Come organizzarsi: mindset

Prima di pensare agli strumenti organizzativi, è essenziale rafforzare il proprio mindset. E non intendo il "ce la posso fare, yeah yeah", ma il focalizzarsi su che tipo di professionista si vuole essere.

Rispondi a questa domanda: cosa farei se fossi meglio organizzato?

E' essenziale che tu lavori sulla tua vision di te organizzato e sul cosa riusciresti a fare se ci riuscissi.

Perché se non vai su cose dettagliate, se l'essere una persona organizzata non ti fa venire voglia di farcela davvero per poter fare altro nello specifico, sarà molto più difficile riuscire.

Non vale pensare "avrei più tempo per me" o "riuscirei a fare più cose" perché sono frasi troppo vuote e poco motivanti. Vai sul concreto, vai sul dettaglio e questo ti aiuterà moltissimo.

Se vuoi una mano per districare nodi legati al tuo business, contattami: capiremo insieme come posso aiutarti a migliorare il tuo business e probabilmente anche la tua organizzazione.

Organizzarsi = Conoscere il proprio business

Organizzarsi meglio significa conoscere il proprio lavoro, i processi che lo sottendono e le tempistiche da rispettare e da chiedere ai clienti.

Hai già fatto un elenco di tutti gli elementi che compongono l'esecuzione o la creazione di un tuo servizio o prodotto?

Hai mai calcolato quanti servizi/prodotti devi vendere, quanto tempo ci metti e quindi quanti ce ne stanno in un anno? Di conseguenza potrai ragionare sui tuoi obiettivi e su come raggiungerli.

Hai mai pensato ai tuoi "sprechi", alle attività perditempo che ti prendono più spesso? Hai pensato che hai ritmi che possono influenzare la tua produttività durante la giornata al settimana/mese?

Quanto sai dire di no ai clienti o alle attività perditempo?

Ci sono molti aspetti che influenzano l'organizzazione, e più ti conosci più sarai in grado di capire dove migliorare o come sfruttare in modo più profittevole i tuoi punti di forza, anche con i clienti.

Come organizzarsi: tempo e strumenti

Ci sono molti strumenti e qui ne cito solo alcuni, che spesso utilizzo io stessa e che trovo efficaci. Ribadisco che non si tratta di modalità efficaci per tutti, ma è importante che ogni professionista trovi il proprio equilibrio e il proprio metodo di lavoro.

To do list

Ne ho parlato in questo articolo: le to do list sono uno strumento facile e utilissimo per migliorare l'organizzazione delle cose da fare e del tempo.

Scrivi in un elenco ciò che devi fare, e spunta le voci man mano che le porti a compimento: ti aiuterà a tenere sotto controllo le incombenze da svolgere, e darà un boost alla tua produttività.

Batching

Hai mai sentito parlare di batching? E' una tecnica secondo la quale si raggruppano cose uguali o simili da fare nello stesso momento. In pratica per un certo tempo, che può essere una ora o una giornata per esemplificare, faccio tutte le cose simili insieme, in modo da ottimizzare energie e concentrazione. Ad esempio potrei scrivere nella stessa mezza giornata tutti i blogpost del mese, o fare tutte le foto per i social che servono per i prossimi dieci post.

In questo modo si rimane concentrati, si ottimizzano risorse e tempi, evitando di interrompersi per cambiare attività e doversi riconcentrare da capo.

Matrice del tempo: priorità e urgenze

Come organizzarsi nel lavoro e nella gestione del tempo? Una tecnica che può aiutare è quella del costruire una matrice incrociando l'urgenza e l'importanza delle cose da fare. E' stata inventata da Dwight Eisenhower ed è uno strumento utile di gestione del tempo.

In sostanza se metti in questo schema a quattro quadranti le attività, dividendole tra urgenti e importanti, ti accorgerai che spesso ci si concentra sulle cose meno urgenti e meno importanti, le attività perditempo e che si potrebbero facilmente delegare.

Come organizzarsi nel lavoro: spazi e giornata

Spazi di lavoro

Un altro tema dibattuto nella organizzazione è quello della gestione degli spazi di lavoro.

Non so come lavori, ma se lavori da casa è essenziale che ricavi un posticino dove poterti concentrare, meglio se solo tuo e dove poter appendere eventuali bacheche, calendari o mensole per contenere faldoni e materiale utile.

Lungi da dirti di andare in uno spazio di co-working o dividere un ufficio/sede con altri professionisti per dividere le spese, penso che ognuno debba organizzarsi come preferisce.
Nel mio caso ho pensato spesso a dividere spese e spazi con qualcuno, ma poi ho capito che per una questione di risparmio e di organizzazione era molto meglio ricavare il mio studio in casa, nella mia tranquillità e silenzio. Non sono mai stata una grande frequentatrice di aule-studio (mi distraevano ai tempi universitari) e così anche ora preferisco essere sola davanti al mio pc.

Giornata di lavoro

Come organizzare i tempi durante la giornata? Anche qui a te la scelta, in base alle tue abitudini e ritmi. Per me ad esempio il momento migliore per fare cose di concentrazione, come preventivi e postblog è la sera. Ho sempre studiato e lavorato bene col buio - in estate infatti è un disastro ;) - ed è ancora così quando lavoro da casa. Non svegliatemi presto la mattina, ma non ho problemi a lavorare fino a mezzanotte. E tu?

Ci sono fior fiore di consigli online su come organizzare la giornata, sulle visualizzazioni e riti da fare grazie alle morning routine... il punto anche qui è fare sperimentazioni e trovare il modo che più corrisponde a sé.

Potresti aver voglia un giorno di organizzarti in un modo, e quello successivo di fare cambiamenti. Può aiutarti avere una routine fissa, oppure avere la libertà di creare o modificare l'organizzazione spesso.

Buona organizzazione, spero di averti dato spunti utili per capire organizzarti nel tuo lavoro autonomo.