Come non procrastinare: gli errori e come evitarli

Come non procrastinare: gli errori più comuni e come come evitarli

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Ti è mai capitato di procrastinare, cioè portare in avanti nel tempo qualcosa che potevi fare nell'immediato? Hai presente quel motto che dice:

Non rimandare a domani quello che potresti fare oggi
proverbio popolare e frase di B. Franklin

Ecco, molte volte capita che non venga rispettato, e capita a tutti.

Spesso, per motivi che ora analizzeremo assieme, il tempo passa e le attività e i progetti che avevi nel cassetto non vengono realizzati. Dalle imprese più grandi alle attività quotidiane e banali.

La procrastinazione può essere controproducente per te e per i tuoi clienti ed è quindi un "fenomeno" che se diventa abituale e quotidiano è da modificare. Altrimenti i tuoi progetti rimarranno sempre nel cassetto.

Ma per fortuna ci sono delle soluzioni per non procrastinare: vediamo assieme cosa puoi fare da subito per correggere gli errori più comuni che fai nella gestione del tuo tempo, e come evitare che sovrastino le tue attività quotidiane.

Pianifichi tutto ma non parti o lascia a metà perché ti sembra un'impresa impossibile

Pianificare le tue attività può essere un’ottima idea, ma se continui a programmare e pensare, senza mai iniziare ad agire, non le finirai mai. Succede: pensi, pensi, pensi ma non cominci. Forse è la ricerca del momento giusto, delle condizioni ideali, dell'aiuto che ti manca. E intanto non sai da dove partire perché il compito ti sembra eccessivo e non parti.

E magari si aggiunge la vocina interiore dell'autoboicottaggio che ti dice che "non ce la farai mai".

La pianificazione aumenta il senso di controllo e di sicurezza: ci sembra di avere in mano tutte le possibilità e ancora non sentiamo il peso della sconfitta o della vocina malefica che rimarca i punti deboli e gira il coltello nella piaga. E quindi continui a programmare e pianificare senza agire. Ricorda: pianificare è bello ma da solo non basta. La chiave è mettersi in azione.

Ma è solo iniziando che vinci davvero la battaglia. Se continui a pianificare è come se non facessi nulla. Finché non passi all'azione non stai facendo davvero quella cosa. Pianificare spesso, è vero, è una azione preliminare necessaria, l'analisi è un passaggio fondamentale di ogni processo.

Ma se fai solo la pianificazione e non agisci è come non averla fatta. Quindi fai un bel respiro e parti dalla primissima cosa che faresti per cominciare quell'azione.

E sei ti eri partito ma ti sei bloccato? Stessa cosa: parti dalla prima piccola azione che faresti per ricominciare a mettiti in azione.

Ti perdi via in attività "perditempo" e non ti concentri su quello che è importante ed urgente

Concentrati sul primissimo passo. Sai perché spesso procrastiniamo tanto: perché quello che dobbiamo fare ci sembra complesso e non sappiano da dove partire.

E sai cosa succede dopo? Ti perdi in attività poco importanti e poco urgenti (controllare la pagina Facebook o il profilo Instagram, leggere subito tutte le mail che arrivano, rispondere a tutti i messaggi di WhatsApp in entrata o sistemare la postazione di lavoro…).

Tutte cose che sicuramente sono da fare nella giornata, ma che si possono rimandare per concentrarsi su ciò che è importante e sfidante.

Come non procrastinare in questi casi? Concentrati su cosa deve essere fatto entro la giornata assolutamente e non perdere di vista i grandi progetti e obiettivi che hai in cantiere.

Io faccio così: ad inizio giornata mi chiedo: "C'è qualcosa che devo fare per forza oggi?". Da lì parto. C'è un cliente che aspetta una risposta, e così mi metto almeno ad abbozzarla subito.

Poi mi chiedo: "Questa cosa è anche importante perché rientra nei progetti e nel planning delle attività che voglio perseguire nei prossimi mesi?".

Se passa il check è una cosa importante ed urgente da cominciare subito e che non posso proprio rimandare anche se è difficile.

Valuti tante opzioni e non parti

Sei una persona che valuta attentamente le scelte e le decisioni da prendere e sa quanto sia importante il tempo per sé e per le decisioni importanti? Ottimo, è un bellissimo tratto di personalità.

Ma valutare molto e prendersi tempo rischiano di diventare sinonimi di procrastinazione. E a volte nascondono insicurezze riguardo a sé stessi e alle proprie capacità, che si sfogano nel valutare e ripensare e rivalutare. Come non farsi fregare e non procrastinare? Datti una dead-line, una scadenza e vai!

Io faccio così: fisso un termine ultimo entro il quale decidere. Non parto ancora? Ne fisso un'altro. Non funziona ancora? Il terzo è il definitivo, da lì non si transige. Me li segno sempre in agenda, così "non baro" e il terzo è davvero la dead-line definitiva. Se non sono ancora sicura parto comunque con qualcosa, prendo una strada e poi il resto si vedrà strada facendo.

Altrimenti il rischio è rimanere al bivio ad aspettare e con la scusa del prendersi tempo per sé, si perde tempo e si rimane paralizzati. Ricorda: agire è la chiave. Se non riesci ad agire ascolta il tuo intuito, buttati di istinto su quello che ti ispira e segui quella strada.

Parti sempre e solo da quello che ti piace fare

Ok sarebbe bello poter fare sempre quello che ci piace lasciando da parte i compiti e le attività più noiosi. Ma questa "strategia" spesso può portarci fuori strada. Parti prima dalle cose più importanti (e magari anche più difficili), che richiedono più tempo, per poter gestire al meglio il proprio tempo e saper dosare quello necessario per le attività più piccole, meno importanti o non necessarie.

Fare per prime le cose importanti farà sì che da lì la giornata sia tutta in discesa, della serie: "il più è fatto".

Se invece parti dalle cose carine ma poco importanti rischi di perderti nel vortice del "mi-piace-e-quindi-continuo" e toglierai spazio alle cose che ti fanno davvero crescere e ti portano clienti. Fai uno switch delle priorità.

I pensieri sono tanti e poi non sai bene cosa fare e da dove partire

Soluzione: Usa le to-do-list. Ne ho già parlato in un questo articolo: le to do list sono per me un ottimo strumento per superare l'impasse e il blocco del non sapere da dove partire o delle troppe cose da fare e cominciare ad agire.

Quando scrivi le cose da fare, automaticamente i tuoi pensieri diventano più ordinati, e diventa più facile organizzarli e partire con l'azione.

Poi sai quanto sono fiera e soddisfatta di me stessa quando spunto le caselline delle cose fatte? Mi dà una grande carica e mi sprona a completare tutta la lista. Ci sono giorni che se non scrivo una to do list non combino proprio niente, rimandando al domani e non parto.

Le to do list mi salvano in ogni momento di blocco e mi aiutano a non procrastinare: nelle cose da fare quotidianamente, nelle fasi di avanzamento di un progetto o nella costruzione di percorsi e progetti più ampi. Ma certo, come già detto non basta fare liste su liste, bisogna cominciare a spuntare la caselle, facendo!